XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Việc xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng (QLCL) phụ thuộc vào các yếu tố:

-            Tính chất kinh doanh

-            Tình trạng kiểm soát chất lượng hiện hành của tổ chức

-            Yêu cầu của thị trường

·           Tính chất thành công:

-            Muốn xây dựng áp dụng thành công thì lãnh đạo doanh nghiệp phải tin tưởng rằng việc áp dụng ISO là đem lại lợi ích kinh doanh và có sự cam kết với chất lượng. Toàn bộ tổ chức phải thực hiện, không phải tư vấn làm.

-            Phải xem như là một dự án lớn, là toàn bộ sự nỗ lực cam kết của toàn CBCNV và trước hết là của ban lãnh đạo.

Từng bước thực hiện, chia thành 4 giai đoạn

Giai đoạn 1: Phân tích và hoạch định

a.    Có sự cam kết của lãnh đạo

Có sự cam kết và quyết định phạm vi áp dụng hệ thống ISO của doanh nghiệp trên cở sở sau:

-            Phân tích tình hình thực tế quản lý hiện tại của doanh nghiệp.

-            Xác định vai trò của chất lượng trong hoạt động kinh doanh.

-            Xu hướng chung trên thế giới.

-            Lợi ích lâu dài của việc xây dựng hệ thống.

-            Coi hoạt động QLCL là hoạt động cải tiến kinh doanh thường xuyên, liên tục.

b.   Lập kế hoạch thực hiện, thành lập ban chỉ đạo, nhóm công tác.

-       Lãnh đạo doanh nghiệp lập kế hoạch về nguồn lực: tài chính, nhân lực, thời gian và lập ban dự án.

-       Những doanh nghiệp lớn ban dự án được phân thành 2 ban:

+ Ban chỉ đạo: Thành phần ban chỉ đạo gồm : lãnh đạo cao cấp và trưởng các nhiệm vụ.

Nhiệm vụ của ban chỉ đạo: lập chính sách chất lượng,  chỉ định đại diện lãnh đạo của chất lượng, lập kế hoạch tổng thể của dự án, lựa chọn tư vấn để giúp xây dựng và áp dụng hệ thống tài liệu và đào tạo nhân viên, phân bổ nguồn lực. Điều phối, phân công công việc dự án cho các đơn vị, Theo dõi và kiểm tra dự án

+ Nhóm công tác: Thành phần của nhóm công tác: gồm các cá nhân, đơn vị chức năng, có hiểu biết sâu về công việc của đơn vị. Có nhiệt tình xây dựng HTQLCL.

Nhiệm vụ của nhóm công tác: Phân tích thực trang, lập kế hoạch chi tiết cho dự án, viết hệ thống tài liệu, đào tạo nhân viên, phối hợp các hoạt động thực hiện của các đơn vị, theo dõi thục hiện, báo cáo lãnh đạo, tổ chức đánh giá nội bộ, tham gia góp ý về hoạt động khắc phục với các đơn vị, làm việc với các chuyên gia tư vấn trong việc xây dựng HTQLCL, bố trí việc đánh giá để xin chứng nhận.

Nhóm công tác cần có thư kí, tùy theo quy mô của tổ chức cần có thêm nhân viên và có thêm một số thiết bị, phương tiện phục vụ cho dự án

c.    Chọn tư vấn bên ngoài.

-       Nhằm đánh giá hoạt động doanh nghiệp một cách hiệu quả.

-       Bắt đầu làm việc với tư vấn càng sớm càng tốt, để tránh mất thời gian đi đường vòng và để tư vấn có thời gian để tìm hiểu doanh nghiệp.

-       Bài bản làm sẵn không bao giờ có kết quả, cần xuất phát từ điều kiện thực tế của doanh nghiệp.

-       Bản thân doanh nghiệp phải xác định được mục tiêu, chiến lược thủ tục về chất lượng không thể phó thác hoàn toàn cho tư vấn.

-       Công việc của tư vấn là hướng dẫn, đào tạo không phải làm thay doanh nghiệp.

-       Người xây dựng các văn bản cụ thể không phải ai khác mà là cán bộ của doanh nghiệp.

-       Để có sự phối hợp tốt với tư vấn lãnh đạo doanh nghiệp cần làm tốt nhứng việc sau đây:

+ Thống nhất về phạm vi cần xây dựng: sản phẩm dịch vụ nào, địa điểm, tiến độ

+ Giải thích cho tư vấn phạm vi, mục đích kinh doanh, khách hàng

+ Dành nguồn lực cho hoạt động QLCL ít nhất ở mức độ do tư vấn đề nghị

+ Theo dõi hoạt động của dự án

-       Một khi đã tin tưởng vào sự lựa chọn tư vấn , doanh nghiệp phải coi tư vấn như một thành viên của đội ngũ quản lý, doanh nghiệp nên mời tư vấn tham gia vào việc lựa chọn và đàm phán tổ chức chứng nhận và với một số khách hàng đặc biệt.

d.   Xây dựng nhận thức về ISO trong tổ chức.

Để triển khai hệ thống QLCL có hiệu quả cần có các chương trình đào tạo nhận thức, đào tạo ở các mức độ khác nhau cho cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp, các thành viên trong ban chỉ đạo, lãnh đạo các đơn vị và CBNV về ý nghĩa, mục đích của việc áp dụng ISO trong doanh nghiệp, cách thức thực hiện, vai trò, trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống đó.

e.    Đào tạo về xây dựng hệ thống tài liệu.

Là nội dung cơ bản trong dự án, đối tượng tham gia là các thành viên công tác,nội dung đào tạo đi sâu về cách viết sổ tay chất lương các thủ tục, quy trình hướng dẫn, kiểm soát, thử nghiệm

f.     Khảo sát hệ thống hiện có.

-       Nhằm xem xét trình độ hiện tại của quá trình đang được thực hiện tại doanh nghiệp, sau đó so sánh hệ thống này với các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001, tìm ra những lỗ hổng, lập kế hoạch cụ thể để có những bổ sung cần thiết.

-       Lưu ý rằng rất nhiều tài liệu thu được trong bước này có thể sử dụng để đưa vào hệ thống QLCL mới.

g.    Lập kế hoạch thực hiện chi tiết.

Nhóm công tác xác định tiến độ thực hiện, trách nhiệm của các đơn vị và các cá nhân liên quan

Giai đoạn 2: Viết các tài liệu về hệ thống QLCL.

h.   Viết các tài liệu cho hệ thống chất lượng.

-       Là hoạt động mất thời gian và công sức nhất. Hệ thống tài liệu nói chung gồm 3 cấp:

+ Sổ tay chất lượng

+ Thủ tục/quy định chung

+ Chỉ dẫn công việc: Cả các tài liệu kĩ thuật, quy trình công nghệ, hướng dẫn thao tác, biểu mẫu…

-       Doanh nghiệp nhỏ thường gộp 3 cấp thành 1 sổ tay, cần có danh mục tài liệu, ai chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành.

i.     Phổ biến, đào tạo.

-       Phổ biến cho các bộ phận, cá nhân có liên quan về phương pháp và quy định đã được lập văn bản hay đã thống nhất.

-       Nếu coi nhẹ công việc này, dẫn đến áp dụng nhưng không hiểu hết nội dung dẫn đến áp dụng không đầy đủ.

Giai đoạn 3: Thực hiện và cải tiến.

j.     Công bố áp dụng.

-       Lãnh đạo công bố, chỉ thị về việc thực hiện các yếu tố của hệ thống QLCL quyết định ngày tháng áp dụng, gửi hướng dẫn thực hiện.

-       Một số quy định có thể được áp dụng ngay không cần đợi đến khi toàn bộ hệ thống tài liệu được xây dựng xong.

-       Doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng đồng thời, doanh nghiệp lớn thường áp dụng thí điểm tại vài đơn vị để rút kinh nghiệm, sau đó mở rộng ra.

k.   Đánh giá chất lượng nội bộ.

-       Thường sau 1 tháng áp dụng, doanh nghiệp tổ chức đánh giá nội bộ để xem xét sự phù hợp và hiệu lực của hệ thống.

Hiệu lực: mức độ thực hiện

Hiệu quả: Mối quan hệ giữa nguồn lực bỏ ra và kết quả đạt được

-       Một số cán bộ đã được đào tạo có thể tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ. Việc này có thể được tiến hành nhiều lần cho đến khi hệ thống được tiến hành đầy đủ

Giai đoạn 4: Chứng nhận

l.     Tiếp xúc với tổ chức chứng nhận

-       Trước khi xin chứng nhận doanh nghiệp cần tiếp xúc với tổ chức chứng nhận để có lựa chọn tổ chức phù hợp với bản chất kinh doanh của doanh nghiệp các yếu tố: chi phí, điều kiện địa lý,…

-       Nếu thống nhất doanh nghiệp nộp hồ sơ theo mẫu của tổ chức chứng nhận ban hành.

m.  Đánh giá sơ bộ (đánh giá trước chứng nhận).

-       Trước khi nộp đơn xin chứng nhận, doanh nghiệp có thể yêu cầu tổ chức chứng nhận đánh giá sơ bộ

-       Mọi sự không phù hợp hay những điều cần lưu ý khác phát hiện trong đánh giá sơ bộ sẽ được thông báo cho doanh nghiệp.

-       Sau khi mọi khiếm khuyết được khắc phục, bao gồm cả việc sửa đổi tài liệu, doanh nghiệp có thể yêu cầu đánh giá chính thức.

n.   Đánh giá chính thức.

-            Gồm có 2 phần: đánh giá tài liệu, đánh giá việc áp dụng

-            Mục đích của việc đánh giá tài liệu (sổ tay, các thủ tục liên quan) là xem xét sự phù hợp của hệ thống tài liệu so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Việc này thường được tiến hành trước khoảng 1 tháng trước khi đánh giá áp dụng. Nếu có đánh giá sơ bộ thì việc đánh giá tài liệu sẽ tiến hành trước đó. Sau khi đánh giá tài liệu, doanh nghiệp sẽ được thông báo về những thiếu sót hoặc những điểm không phù hợp và thời gian khắc phục trước khi đánh giá áp dụng.

-            Đánh giá áp dụng tại doanh nghiệp là sự xem xét một cách hệ thống nhằm xác định xem các yếu tố của HTQLCL có áp dụng có hiệu lực hay không.

-            Kết thúc quá trình đánh giá, đoàn đánh giá ra thông báo kết quả đánh giá. Nếu phát hiện điểm không phù hợp thì trong 1 thời hạn xác định, doanh nghiệp cần có hành động khắc phục thỏa đáng.

o.   Quyết định chứng nhận.

-       Sau khi xét thấy doanh nghiệp chứng tỏ đã thực hiện hành động khắc phục và thỏa mãn các yêu cầu đã quy định, tổ chức chứng nhận ra quyết định chứng nhận.

-       Giấy chứng nhận chỉ rõ phạm vi lĩnh vực hoạt động tại địa bàn hoạt động cụ thể, có HTQLCL đã được đánh giá phù hợp với tiêu chuẩn ISO.

-       Việc xác định rõ những sản phẩm hoặc dịch vụ không có nghĩa là chính các sản phẩm hoặc dịch vụ đó được chứng nhận.

-       Giấy chứng nhận có hiệu lực trong một số năm với điều kiện doanh nghiệp tuân thủ các các yêu cầu của tổ chức chứng nhận.

-       Hồ sơ có quyết định, chứng chỉ.

p.   Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại

- Trong thời hạn giấy chứng nhận có hiệu lực, tổ chức chứng nhận đánh giá giám sát định kỳ doanh nghiệp để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng này vẫn duy trì đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn

- Ngoài đánh giá giám sát định kì, tổ chức chứng nhận có thể đánh giá đột suất nếu có bằng chứng rằng hệ thống chất lượng không phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn.